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4 herramientas básicas que te ayudarán a ser una persona más productiva teletrabajando

Fecha:  viernes, 11 de diciembre de 2020

 
Desde el pasado mes de marzo, que nuestro mundo cambió como consecuencia de la COVID 19, escuchamos más que nunca la palabra teletrabajo. Este término no estaba muy extendido en España, pero por causas de fuerza mayor ha pasado a ser una modalidad de trabajo totalmente generalizada en nuestro país. 
 
El teletrabajo puede parecer una opción aplicable a casi todos los puestos laborales que no atiendan directamente de cara al público, ya que con un ordenador, una buena conexión a internet y una línea de teléfono podemos realizar las gestiones laborales que se desarrollan diariamente en cualquier oficina.
 
Además de este material de trabajo fundamental para poder llevar a cabo con normalidad las obligaciones laborales desde nuestros domicilios, algunas herramientas se han hecho indispensables para poder teletrabajar de una manera eficiente y sin carencias logísticas o técnicas.
 
A continuación, os presentamos una serie de herramientas totalmente gratuitas que se han convertido en imprescindibles para todas aquellas personas que han teletrabajado o siguen practicando esta modalidad que ha llegado para quedarse entre nosotros/as.
 
Zoom: es una aplicación para ordenadores y dispositivos móviles pensada para realizar videoconferencias. Dispone de dos versiones, una gratuita y otra de pago. Gracias a esta app, podemos realizar reuniones individuales y grupales con un máximo de 500 asistentes, una cifra muy amplia. Además, nos permite compartir una o varias pantallas, por lo que podremos exponer presentaciones en reuniones u ofrecer formaciones totalmente online. Asimismo, tiene la opción de solicitar el control remoto de la pantalla de la persona asistente que queramos, siempre con su consentimiento, por lo que las opciones que presenta esta herramienta son muy amplias.

Las reuniones se organizan de manera rápida y sencilla, generando un enlace de acceso directo que se suele enviar por correo electrónico a las personas participantes, por lo que su uso es fácil. Además, estas reuniones tienen la opción de estar programadas con antelación para una mejor previsión. Cuenta con la opción de grabar dichas reuniones en el caso de requerirlo sin programas externos.

Por otro lado, ofrece la opción de instalar un complemento de Outlook para disponer de un botón de Zoom en la barra de herramientas de nuestro correo electrónico corporativo.

Por último, dispone de un chat escrito en tiempo real donde todas las personas participantes pueden escribir o enviar mensajes tanto públicos para todos/as los/as asistentes como privados a la persona moderadora de la reunión.

Skype: es quizás el más conocido dentro de esta lista dado que lleva ya muchos años funcionando. Se trata de un software con opción gratuita y de pago con el que poder realizar llamadas y videollamadas de manera individual o grupal. Esta herramienta, en cuanto a participantes, es más limitada que Zoom, ya que permite un número máximo de 50. También permite enviar mensajes instantáneos, compartir documentos, compartir pantalla con una presentación y solicitar la opción de control remoto de los/as asistentes. 

Cuenta con aplicaciones específicas para tablets, móvil y ordenadores de manera totalmente gratuita, con el fin de optimizar su rendimiento al máximo en cada dispositivo. Por otro lado, tiene una función diferencial respecto a Zoom, y es que permite recargar con saldo tu cuenta de Skype, con la que podrás realizar llamadas a teléfonos fijos y móviles y enviar SMS.
 
La calidad del video puede ser HD siempre que se emita con cámaras que trabajen con esta opción. Además, incluye la posibilidad de realizar grabaciones y añadir subtítulos a tiempo real en estas llamadas y videollamadas. 
 
Sin lugar a dudas, la función más relevante y que a día de hoy tiene esta aplicación de manera exclusiva es la traducción simultánea conocida como Skype Translator. Con más de 60 idiomas, esta opción permite traducir a tiempo real y eliminar las barreras del idioma.
 
Asana: Dejando a un lado las herramientas más populares para las reuniones de ámbito laboral, existen diferentes opciones para la organización del trabajo en equipo y la coordinación de los departamentos. Asana fue creada en 2008 como una aplicación para PC y móviles con el fin de optimizar la comunicación y los flujos de trabajo dentro de las empresas. Esta aplicación funciona mediante tableros compartidos entre las personas miembros del equipo, con el fin de visualizar de manera rápida cómo evoluciona el estado del proyecto y quién se está encargando de qué. Cada trabajo permite determinar un objetivo, un plazo de entrega, unas reglas o quienes serán las personas miembros del equipo. Así como crear formularios, observar el porcentaje de la evolución del trabajo, subir archivos y que las personas miembros puedan editarlos, o crear etiquetas que ayuden en el desarrollo del proyecto.
 
Esta aplicación, además, permite una integración completa con más de 100 herramientas como Google Drive, Gmail, Slack, Outlook, Zoom o muchas más.
 
Google Drive. Por último, dentro de esta lista de herramientas útiles para el desarrollo del teletrabajo, no queríamos olvidarnos de este servicio gratuito de Google. Es un servicio en la nube que permite almacenar todo tipo de archivos (hojas de Excel, archivos Word, imágenes, clips de video…), así como la creación online de documentos con varias aplicaciones. Además, incorpora una función muy interesante de editar estos archivos en tiempo real de forma colaborativa sin necesidad de descargarlo en el ordenador, es decir, gestionando el documento directamente desde el navegador. Google Drive está pensado para poder trabajar sin necesidad de un ordenador portátil, con solo un dispositivo con el que conectarse a internet será suficiente para gestionar y trabajar en los archivos que necesitemos. Dispone de 15Gb de manera totalmente gratuita y para mayores necesidades ofrece planes de pago muy económicos dependiendo de la capacidad contratada. 
 
Laura Carrera
Asesora TIC 

Fuente:  SmartPeme