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Razones por las que debes tener una herramienta de gestión para tu negocio

Fecha:  lunes, 07 de diciembre de 2015

 
En el día a día de nuestro trabajo como equipo asesor del Centro Provincial de Asesoramiento Empresarial 2.0 (CPAE 2.0) de la Diputación de Pontevedra nos damos cuenta de que el personal autónomo y las pequeñas empresas tienen, en muchos aspectos, las mismas necesidades que las grandes empresas. Debemos gestionar nuestros negocios de forma que pongamos todo el enfoque y dediquemos todos nuestros esfuerzos a producir o servir a nuestra clientela con el valor añadido que ofrecemos en nuestra actividad empresarial.
 
Si produzco y vendo artesanía, o vino, debo saber qué productos son los que necesita quien me compra, dedicar todo el mimo a producirlo, buscar el canal de distribución que me facilite el trabajo para estar en el mercado correcto, etc. Pero si tenemos que dedicar todo un día a crear presupuestos o facturas, perdemos el tiempo en algo que además no es diferencial y no aporta ese valor añadido necesario a nuestros negocios.
En definitiva, tenemos que dedicarnos a lo que es realmente nuestro negocio, con el mínimo trabajo administrativo y de gestión interna posible. Por tanto, igual que las grandes corporaciones, necesitamos herramientas de gestión y protocolos que nos hagan mucho más liviano el trabajo de creación y envío de un presupuesto, de un albarán o una factura y, por supuesto, el cobro de la misma.
 
Las pequeñas empresas y el personal autónomo encuentran en la tecnología de la información la posibilidad de estructurar mejor sus negocios, para crecer y hacerse más competitivos en su mercado. Una de las herramientas esenciales para que una PYME pueda mantenerse en el mercado es la utilización de los ERP (Enterprise Resourcing Planning o Sistemas Integrados de Gestión Empresarial) y los CRM (Customer Relationship Management) o software para la administración de la relación con la clientela.
De esta forma, las PYME pueden competir con herramientas o estrategias tan eficaces como las de las grandes corporaciones, pero por supuesto hay herramientas de bajo coste y adecuadas para los pequeños y medianos negocios. El uso de datos estructurados y herramientas informatizadas es un recurso disponible, de fácil acceso y estratégico, aunque para que estos programas informáticos ayuden en los negocios es necesario conocer los principales beneficios que ofrecen. Por eso queremos dar un repaso a algunas razones por las que invertir tiempo, dinero y esfuerzo en la adopción de este tipo de herramientas:
 
- Base de datos de clientela y herramienta de comunicación: es esencial para nuestro negocio tener una base de datos de nuestra clientela, ya sea real o potencial, pero también debemos tener una red de proveedores que nos apoyen en nuestro negocio. Mantener esa relación con todos ellos es el valor más importante de nuestra organización. Sin clientas ni clientes no somos nada y, por supuesto, herramientas como un CRM nos ayudan.
- Gestión de ingresos y de gastos: estos sistemas ayudan a mantener las finanzas de la empresa bajo control de forma organizada. Las cuentas se liquidan dentro del plazo o al menos se ponen las alarmas adecuadas, evitando multas e intereses. Además nos permiten administrar también los ingresos a recibir, la gestión de cobros esencial a día de hoy, y manteniendo el flujo de caja al día. Otra ventaja de los ERP es que están integrados con sistemas de factura electrónica, agilizando las emisiones y envíos, de acuerdo con las exigencias legales y además con la agilidad en nuestra gestión. Si puede enviar una factura electrónica va a evitar muchísimos gastos en papel y el envío por correo postal, y con ello también se evitan todos los gastos de su manipulación.
- Gestión de existencias: debemos atender correctamente a la clientela en el tiempo correcto, permitiendo, como consecuencia, mantener la fidelidad de público satisfecho. Si no tenemos un producto no lo podemos estar promocionando y debemos inmediatamente solicitarlo al proveedor o proveedores exigiéndole la mejor calidad y precio. De esta forma podemos tener la información procesada del mejor proveedor en cada momento.
- Se acabó el trabajar doble: siempre recuerdo una frase que me enseñó un compañero de trabajo: "Nunca tenemos tiempo para hacer bien las cosas, pero sí para hacerlas dos veces". Si hacemos un buen uso de las herramientas de gestión (ERP y CRM), que son ágiles y con las que además creamos modos de trabajo más óptimos, trabajaremos una sola vez y seremos por tanto mucho más productivos y productivas.
- La información es poder: es importante tener información sobre existencias y productos, sobre el mercado o sobre la clientela. Gracias a estas herramientas la podremos explotar para el beneficio de nuestro negocio, ofreciéndole a la gente justo lo que necesita a un precio con el que gane ella y también gane nuestra empresa.
 
En el CPAE 2.0 prestamos asesoramiento en todo este tipo de tecnologías y tutorizamos la puesta en marcha de estas herramientas, buscando las óptimas para cada negocio y prescribiendo incluso las más económicas, en algunos casos incluso programas informáticos gratuitos.
 
 
Alberto Falcón. Asesor TIC del CPAE 2.0 (Diputación de Pontevedra)

Fuente:  CPAE



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