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¿Podemos digitalizar nuestras facturas para que tengan validez fiscal?

Fecha:  martes, 23 de junio de 2015

El certificado digital en la gestión documental

La actividad comercial de las empresas, la gestión de documentos y la facturación generan una cantidad elevada de papel al día que acaba siendo almacenada en los archivadores A-Z durante años. Por ello, una de las soluciones que planteamos es la adquisición de un gestor documental inteligente que esté homologado para la digitalización certificada.

Quizás la gestión documental pueda ser ese gran desconocido que nos facilite el trabajo y aporte grandes beneficios a nuestra empresa en valores de tiempo y dinero.

La idea principal de estas soluciones es tener todos nuestros documentos centralizados y accesibles desde todas las ubicaciones.

Si formas parte de esas empresas que tienen varias sedes o pequeñas delegaciones repartidas en diferentes localizaciones, desde luego adquirir una solución de este tipo nos evitará cualquier imprevisto en cuanto a los procedimientos o gestiones que realicemos.

El certificado digital en la gestión documental factura digital

La inmensa cantidad de documentos, algunos de carácter legal y fiscal, generados por las empresas o autónomos es constante, por lo que sería muy interesante valorar la puesta en marcha  de un gestor documental que esté homologado para la digitalización certificada. 

La posibilidad de tener esos documentos con valor fiscal para el caso de las facturas en formato digital abre un abanico de opciones de gestión de gran valor para los empresarios o autónomos.

Las soluciones de gestión documental añaden más valor si cabe a poder personalizar plantillas para la facturación electrónica totalmente integrada y ahorrar muchísimo tiempo en la creación de facturas tanto emitidas como recibidas.

Los gestores documentales trabajan con información sensible y datos privados que, como tal, deben estar certificados para cumplir las más altas exigencias en términos de privacidad. Dos de sus puntos más fuertes son, por un lado, los accesos a nivel de usuario, es decir, crear espacios privados con privilegios de accesos a carpetas o documentos concretos y, por otro, la capacidad de encriptar información sensible de manera automatizada a través de sencillos workflows totalmente personalizables en base a las exigencias y políticas de la empresa.

Las softwares de gestión documental inteligente pueden integrarse de manera sencilla dentro de las aplicaciones existentes y reducir el impacto a la hora de importar nuevas funcionalidades.

La idea de la gestión documental es convertir nuestra empresa en una oficina sin papeles y así contribuir de manera positiva a la mejora del medio ambiente. ¿A que empresa no le gustaría poner un sello de calidad?

La gestión documental es casi obligatoria, en bufetes de abogados, gestorías o cualquier otra entidad que genere muchísimo documento digital, en papel o incluso una cantidad elevada de correos electrónicos.

Los algoritmos que poseen estos softwares de gestión documental nos permiten encontrar documentos en fracciones de segundo en una inmensa cantidad de documentos, por sus palabras contenidas o a través de metadatos.

Las ventajas de la gestión documental son muchas. Entre ellas cabe destacar las mencionadas: rapidez, organización y seguridad; a las que se añadirían control de cambios, de revisiones, creación de índices e integración con otros programas de gestión.

Para la certificación digital de facturas es necesario que nuestro gestor documental esté homologado por la Agencia Tributaria y que otorgue a los archivos digitales de validez fiscal.

Si nuestra solución cumple las exigencias de estos organismos podremos proceder a la destrucción del papel y así ahorrar espacio.

Desde el punto de vista funcional la incorporación de un gestor documental en una empresa no debería suponer más de un mes de implantación, en donde el proceso de digitalización sería diario y continuo de manera automatizada.

 

Un saludo

Pablo Sabell

Fuente:  CPAE



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